Skrypt trenerski – Tworzenie dostępnych plików w Microsoft Word

Pełny scenariusz krok‑po‑kroku z gotowym talk‑trackiem, ćwiczeniami, przykładami do wklejenia i wskazówkami dla systemów Windows oraz macOS (Word 365/2019+).

Windows macOS
Spis treści
  1. Wprowadzenie (20 min) – podstawy prawne i bariery
  2. Struktura dokumentu (70 min) – style, spójność, układ
  3. Formatowanie i elementy wizualne (40 min)
  4. Narzędzia w Wordzie (60 min) – dostępność i język
  5. Ćwiczenia praktyczne (60 min) – dokument uczelniany
  6. Podsumowanie (10 min) – lista kontrolna
  7. Aneks – gotowe treści do kopiowania
Cel sesji: Uczestnik potrafi samodzielnie zbudować dokument o prawidłowej strukturze, opisać grafiki, stworzyć dostępną tabelę/listy, sprawdzić dostępność i ustawić język.
Założenia techniczne: Word 365/2019+, dostęp do zakładek Widok, Narzędzia główne, Wstawianie, Recenzja, Układ, Projektowanie, Sprawdzanie ułatwień dostępu (w nowszych interfejsach).

1) Wprowadzenie (20 min) – podstawy prawne i przykłady barier

Format: mini‑wykład + krótka demonstracja „źle vs dobrze”.

Co mówisz (3–4 min)

Talk‑track: „Dostępność dokumentów to nie tylko dobra praktyka – to obowiązek instytucji publicznych i standard jakości komunikacji. Upraszczając: dokumenty muszą mieć logiczną strukturę, możliwą do przejścia klawiaturą i czytnikiem ekranu, treść nie może opierać się wyłącznie na kolorze lub obrazie, a elementy wizualne muszą mieć opisy alternatywne. Te same zasady leżą u podstaw standardów WCAG i normy EN 301 549 – Word daje nam narzędzia, żeby je wdrożyć bez specjalistycznego oprogramowania.”

Przykłady barier (pokaż na żywo – 5 min)

Co robisz krok po kroku (demonstracja 8–10 min)
  1. Otwórz „zły” dokument: brak nagłówków, obraz bez ALT, tabela z łączeniami, link „kliknij tutaj”.
  2. Włącz Widok → Okienko nawigacji – pokaż, że lista nagłówków jest pusta.
  3. Krótko uruchom Sprawdzanie ułatwień dostępu – Word sam wskaże błędy (bez naprawy na razie).
  4. Przełącz na „dobry” dokument – pokaż te same elementy wykonane poprawnie.

2) Struktura dokumentu (70 min) – style nagłówków, spójność treści, logiczny układ

Format: pokaz + ćwiczenia. Cel: uczestnik rozumie hierarchię H1–H3, potrafi użyć akapitów, list i nawigacji.

2.1. Style nagłówków (25 min)

Wniosek: Nagłówki to „spis treści” dla czytników i okienka nawigacji. Nie pogrubiaj ręcznie – stosuj style.
Co mówisz (2–3 min)

„Każdy rozdział powinien mieć przypisany styl Nagłówek 1, podrozdziały – Nagłówek 2, a niższe poziomy – Nagłówek 3. Dzięki temu Word buduje mapę dokumentu. To kluczowe dla użytkowników czytników ekranu i wszystkich, którzy chcą się szybko poruszać po tekście.”

Jak pokazujesz (krok po kroku)
  1. Zaznacz tytuł dokumentu → Narzędzia główne → Style → Nagłówek 1 (Alt+Ctrl+1, ⌘⌥1).
  2. Zaznacz śródtytuł → Nagłówek 2 (Alt+Ctrl+2, ⌘⌥2), ewentualnie „Nagłówek 3”.
  3. Włącz Widok → Okienko nawigacji i pokaż, że nagłówki pojawiły się w panelu.
  4. Pokaż, że zmiana wyglądu stylu działa globalnie: PPM na stylu → Modyfikuj… → czcionka/odstępy.
Ćwiczenie 1 (10 min) – hierarchia H1–H3

Zadanie: Wklej poniższy tekst i przypisz style: tytuł = H1, sekcje = H2, podpunkty = H3.

Tip: Unikaj pustych linii „dla oddechu”. Ustal odstępy w stylu akapitu (PPM na stylu → Modyfikuj → Format → Akapit).

2.2. Spójność treści i logiczny układ (25 min)

Wniosek: Jedna myśl = jeden akapit. Listy robimy narzędziem list, nie myślnikami. Kolejność ma znaczenie.
Co mówisz (2 min)

„Struktura pomaga każdemu: czytnikom, ale też osobom skanującym treść. Używamy list wypunktowanych/numerowanych, logicznie porządkujemy informacje od ogółu do szczegółu i stosujemy konsekwentne nazewnictwo śródtytułów.”

Jak pokazujesz (kroki)
  1. Zaznacz serię pozycji → kliknij Lista wypunktowana lub Numerowanie.
  2. Zagnieżdżanie: Tab / Shift+Tab zmienia poziom listy.
  3. Łamanie wiersza: Shift+Enter (bez nowego akapitu) – przydatne przy dłuższych punktach.
Ćwiczenie 2 (10 min) – z listy „myślnikowej” do semantycznej

Zadanie: Zamień poniższe „myślniki” na prawdziwą listę i dodaj krótki wstępny akapit.

2.3. Dobre nawyki (20 min)

3) Formatowanie i elementy wizualne (40 min)

Zasady tekstu, ALT do obrazów/wykresów, tabele i listy dostępne.

3.1. Zasady formatowania tekstu (10 min)

3.2. Obrazy i wykresy – tekst alternatywny (15 min)

Co mówisz (1–2 min)

„Tekst alternatywny to krótki opis tego, co jest istotne w kontekście. Nie piszemy ‘obraz przedstawia…’ – czytnik i tak ogłasza typ. Elementy czysto dekoracyjne oznaczamy jako dekoracyjne, wtedy czytnik je pominie.”

Jak pokazujesz (kroki)
  1. Wstawianie → Obrazy → wybierz plik.
  2. Ustaw Opcje układu → W tekście (najprostsza kolejność odczytu).
  3. PPM na obraz → Edytuj tekst alternatywny → wpisz opis (np. „Student czyta w bibliotece; na pierwszym planie otwarta monografia”).
  4. Dekoracyjny? Zaznacz Oznacz jako dekoracyjne.
  5. Wykres: skrót w ALT (np. „Wzrost liczby publikacji 2019–2024”); kluczowe liczby opisz w tekście pod wykresem.
Ćwiczenie 3 (8 min) – jeden opisowy obraz + jeden dekoracyjny

Zadanie: Wstaw dwa obrazy. Pierwszemu nadaj konkretny ALT, drugi oznacz jako dekoracyjny. Oba ustaw „W tekście”.

Jeśli nie masz obrazu: wstaw kształt jako „dekoracyjny”.

3.3. Tabele i listy dostępne (15 min)

Unikaj: łączenia komórek, tabel do układu strony, zagnieżdżonych tabel.
Jak pokazujesz tabelę (kroki)
  1. Wstaw → Tabela (np. 3×4).
  2. Pierwszy wiersz = nagłówki: „Kurs”, „ECTS”, „Tryb”.
  3. Zaznacz pierwszy wiersz → Układ tabeli → Powtórz wiersz nagłówka.
  4. Właściwości tabeli → Alt Text (krótki tytuł i opis, np. „Lista kursów z punktami ECTS i trybem”).
Ćwiczenie 4 (5–7 min) – tabela danych

Wklej dane:

Zbuduj tabelę bez łączeń, dodaj nagłówki i ALT.

4) Narzędzia w Wordzie (60 min) – sprawdzanie ułatwień dostępu, oznaczanie języka dokumentu

Celem jest poznanie wbudowanych narzędzi kontroli i ustawień językowych.

4.1. Sprawdzanie ułatwień dostępu (35 min)

Co mówisz (1–2 min)

„Word automatycznie wykrywa typowe bariery: brak tekstu alternatywnego, nieczytelne nagłówki, słabe kontrasty w motywach, problemy z porządkiem odczytu. To nie zastępuje myślenia, ale pomaga wyłapać 80% błędów.”

Jak pokazujesz (kroki – interfejs może się różnić)
  1. Otwórz dokument uczestnika (z ćwiczeń) lub plik pokazowy.
  2. Uruchom: Recenzja → Sprawdź ułatwienia dostępu (w nowych UI: Narzędzia → Ułatwienia dostępu).
  3. Omów panel wyników: Błędy, Ostrzeżenia, Wskazówki. Klikaj i naprawiaj na żywo.
  4. Pokaż szybkie naprawy: dodanie ALT, zastosowanie stylu nagłówka, oznaczenie elementu dekoracyjnego.
Mini‑ćwiczenie 5 (15 min) – napraw błędy z audytu

Zadanie: Uruchom sprawdzanie, usuń minimum 5 błędów i 3 ostrzeżenia w swoim pliku. Zapisz zmiany.

4.2. Oznaczanie języka dokumentu i fragmentów (25 min)

Co mówisz (1 min)

„Poprawny język steruje podziałami wyrazów, sprawdzaniem pisowni i – najważniejsze – wymową w czytnikach ekranu. Fragmenty w obcych językach też oznaczamy.”

Jak pokazujesz (kroki)
  1. Ustaw język całego dokumentu: Recenzja → Język → Ustaw język sprawdzania → wybierz „Polski”.
  2. Fragment obcojęzyczny: zaznacz fragment → ten sam panel → wybierz np. „English (United States)”.
  3. Wyłącz wykrywanie: jeśli trzeba, odznacz „Wykryj język automatycznie” i „Nie sprawdzaj pisowni/gramatyki” dla kodu/żargonu.
Ćwiczenie 6 (8–10 min) – wstawka EN/DE

Wklej poniższy akapit i ustaw język tylko tego fragmentu na angielski (lub inny):

4.3) Metadane dokumentu – Autor, Tytuł, Temat/Opis, Słowa kluczowe

Metadane działają jak karta katalogowa: poprawiają wyszukiwanie, przenoszą się do PDF i ułatwiają identyfikację zasobów.

Co mówisz (1–2 min)

„Uzupełniamy metadane jak podpis pod dokumentem: Tytuł, Autor, Temat/Opis, Słowa kluczowe, ewentualnie Menedżer/Osoba odpowiedzialna. To zwiększa czytelność i przenosi się do PDF.”

Jak pokazujesz (krok po kroku – Windows/macOS)
  1. Plik → Informacje → na pasku u góry Właściwości → Właściwości zaawansowane….
  2. W zakładce Podsumowanie wpisz: Tytuł, Temat (Opis), Słowa kluczowe, Komentarze. Zatwierdź OK.
  3. W sekcji Powiązane osoby edytuj Autor i ewentualnie Menedżer (np. „Biuro Konferencji PP”).
  4. Wróć do dokumentu i upewnij się, że Recenzja → Język ustawiony jest poprawnie (moduł 4.2).
Ćwiczenie 6A (5 min) – uzupełnij metadane

Zadanie: Dla bieżącego pliku wpisz:

  • Tytuł: „Komunikat – zmiana godzin pracy dziekanatu (25.09.2025)”.
  • Temat/Opis: „Informacja organizacyjna Wydziału Informatyki – zmiana godzin”.
  • Słowa kluczowe: „dziekanat; godziny; Wydział Informatyki; PP”.
  • Autor: „Biuro Dziekana WI, Politechnika Poznańska”.

4.4) Eksport do PDF z zachowaniem dostępności

Celem jest zachowanie tagów (struktur), kolejności odczytu i metadanych w PDF.

Jak pokazujesz (krok po kroku)
  1. Uruchom Recenzja → Sprawdź ułatwienia dostępu i popraw błędy.
  2. Plik → Zapisz jako → wybierz PDF → Opcje….
  3. Zaznacz „Zachowaj znaczniki struktury dla ułatwień dostępu” (lub „Best for electronic distribution and accessibility”).
  4. Po zapisie otwórz PDF w czytniku i sprawdź Właściwości (Tytuł/Autor) oraz panel Tagi.
Nie używaj „Drukuj do PDF” jako domyślnego sposobu – druk traci tagi. Tylko w sytuacjach awaryjnych.

5) Ćwiczenia praktyczne i dobre praktyki (60 min) – przerabianie przykładowego dokumentu uczelnianego

Scenariusz: przerabiamy „komunikat uczelniany” na w pełni dostępny dokument, a potem pracujemy na materiałach: Erasmus PL/EN, Program/Regulamin konferencji, News, Linki i FAQ.

Plik wyjściowy: „Komunikat – Konferencja Innowacje 2025”

Uczestnicy zaczynają od surowego tekstu (bez stylów, z obrazem bez ALT i chaotyczną tabelą). Poniżej treści do skopiowania:

Treści do wklejenia – wersja „surowa”

Dodatkowe pliki do ćwiczeń – bazujące na załącznikach

1) Komunikat o dziekanacie (z pliku Komunikat.txt)

Zadanie: Nadaj H1/H2, popraw akapity, dodaj link mailto, ustaw metadane (Autor, Tytuł, Słowa kluczowe) i język dokumentu.

2) Informacja Erasmus – wersje PL/EN

Zadanie: przygotuj wersję dwujęzyczną w jednym pliku (PL + EN). Ustaw język bazowy PL; akapit EN oznacz jako English (United States). Dodaj ALT do logo/zdjęcia; ustaw metadane.

3) Program konferencji (DOCX) → ujednolić styl
4) Regulamin konferencji (DOCX) → struktura i listy
5) News + Linki + FAQ → „Informator wydarzenia”

Kroki naprawcze (prowadź grupę – 45 min)

  1. Struktura: Nadaj tytułowi Nagłówek 1; sekcjom „Informacje podstawowe”, „Program i goście”, „Opłaty i punkty ECTS”, „Kontakt” – Nagłówek 2.
  2. Porządek treści: Usuń zbędne puste linie; pierwszy akapit – krótki opis konferencji (napisz 1–2 zdania).
  3. Lista: Sekcję „Program i goście” zamień na listę z godzinami (numerowaną).
  4. Link: Zmień „kliknij tutaj” na „Formularz rejestracyjny”. Wstaw poprawny adres URL (lub zostaw jako tekst).
  5. Tabela: Zbuduj tabelę 3×4 z wierszem nagłówka („Typ”, „Opłata”, „ECTS”), bez łączeń. Ustaw ALT tabeli.
  6. Język: Ustaw język dokumentu na polski; angielskie daty („October 15…”) – albo spolszczasz, albo oznaczasz fragment jako EN.
  7. Obraz (opcjonalnie): Wstaw logo/zdjęcie i dodaj adekwatny ALT.
  8. Kontrola: Uruchom Sprawdzanie ułatwień dostępu i napraw wykryte problemy.
Co mówisz przy prowadzeniu ćwiczenia (skrócony skrypt)

„Zaczynamy od struktury: tytuł = H1, sekcje = H2. Proszę też usunąć nadmiar pustych linii. Teraz zamieniamy punkty programu na listę numerowaną i ujednolicamy zapis godzin. Link ‘kliknij tutaj’ zmieniamy na ‘Formularz rejestracyjny’. Tabela ma trzy kolumny i jeden wiersz nagłówka – bez łączeń. Na końcu ustawiamy język dokumentu i uruchamiamy sprawdzanie dostępności – usuwamy tyle błędów, ile się da.”

Dobre praktyki – 10 przykazań autora

  1. Używaj stylów nagłówków zamiast ręcznego formatowania.
  2. Jedna myśl = jeden akapit; listy buduj narzędziem list.
  3. Nie koduj układu tabelami; tabele tylko do danych.
  4. Każdy istotny obraz ma ALT; dekoracyjne oznacz jako dekoracyjne.
  5. Linki opisowe („Formularz rejestracyjny”), nie „kliknij tutaj”.
  6. Dostarczaj treść również poza kolorem (etykiety, wzory, ikony).
  7. Zapewnij kontrast i czytelną typografię (min. 11–12 pt, interlinia ≥ 1,15).
  8. Ustaw język dokumentu; oznacz obcojęzyczne fragmenty.
  9. Sprawdzaj ułatwienia dostępu przed publikacją.
  10. Myśl o kolejności czytania – elementy „W tekście” są najprostsze.

5B) Przykładowe teksty alternatywne dla grafik (na bazie załączników)

Dopasuj opis do kontekstu dokumentu. Jeśli grafika jest ozdobna, oznacz jako dekoracyjną.

Wideo z YouTube: w tekście dodaj link opisowy (np. „Film o laboratoriach PP – YouTube”). W samym serwisie włącz napisy/konspekt i dodaj krótki opis treści obok linku.

6) Podsumowanie (10 min) – lista kontrolna „przed publikacją”

Przejdź listę punkt po punkcie i poproś uczestników o samosprawdzenie własnego pliku.

Co mówisz na zakończenie

„Dostępność to nawyk. Jeśli zaczniemy od struktury i ALT, większość pracy będzie już wykonana. Szybki audyt w Wordzie domyka proces. W kolejnych materiałach dodamy gotowe szablony i pliki do ćwiczeń.”

Aneks – gotowe treści do kopiowania

Szablon ALT (do skopiowania)

Przykładowe ALT

Tekst do listy „Dobre praktyki”

Makieta tabeli (ASCII → przeklej do Worda i przekształć)

Przykładowe zdania do fragmentu EN/DE

Przypominajka skrótów

Mini‑skrypty wypowiadane (do oswojenia)

Wprowadzenie (30–45 s)

„Dzisiaj robimy dokumenty, które są wygodne i równe w odbiorze. Zaczniemy od struktury, bo to kręgosłup dostępności, potem opiszemy obrazy i uporządkujemy tabele. Na końcu zrobimy przegląd wbudowanym audytorem.”

Obrazy/ALT (20–30 s)

„Opisujemy tylko sens: co jest ważne dla czytelnika w tym miejscu. Dekoracje omijamy – wtedy czytnik nie traci czasu.”

Tabele (20–30 s)

„Jedna prosta siatka, pierwszy wiersz jako nagłówek, bez łączeń. Dzięki temu porządek odczytu jest przewidywalny.”

Język (15–20 s)

„Ustawiamy polski dla całości, a wstawkę po angielsku oznaczamy osobno – to decyduje o poprawnej wymowie w czytniku.”